Teamsにチャットプラスを設置するメリットとは?

Microsoft Teamsをより便利に活用したいとお考えの企業には、チャットプラスの連携がおすすめです。チャットプラスには社内外のコミュニケーションや顧客対応をスマートにおこなうための多くの機能が搭載されています。
この記事では、Microsoft Teamsとチャットプラスを連携することで得られるメリットについて解説いたします。

多くの企業が採用するビジネスツール「Microsoft Teams」とは

Microsoft Teams(マイクロソフト チームス)は現在多くの企業に導入されているビジネスチャットツールです。
最近では個人間、またはチーム間で適宜チャットを活用しコミュニケーションをとるという企業が増えてきました。また、顧客対応にチャットツールを活用する例もあります。
Microsoft Teamsは専用の画面上から即座にチャットを利用できることから人気を集めています。Microsoft Teamsのシステムを活用すれば、音声通話やファイルの共有、ビデオ会議などを手軽におこなうことも可能です。
Microsoft Teamsにはスケジュールやタスクを管理する画面もあり、個々の業務の割り当てや進行状況を随時確認できます。さらに、システム上にWordやExcelのファイルをアップロードすれば、複数人が資料を同時に編集することも可能です。

近年では働き方改革の一環として企業システムのIT化が進められています。また、感染症蔓延防止の観点から従業員がテレワークに移行するケースも少なくありません。
働き方の多様化が進む中で、オフィスにはIT環境の構築による業務効率化が求められています。従業員が遠隔で密にコミュニケーションを取るため、また顧客が手軽に連絡や問い合わせをおこなうためには、使いやすいチャットツールの導入が必要不可欠です。
Microsoft Teamsには企業の業務効率をアップさせるためのツールが搭載されています。システムの利便性をさらにアップさせたいとお考えなら、Microsoft Teamsにチャットプラスを連携させて使用してみましょう。

Microsoft Teamsにはチャットプラスを設置できる

チャットプラス(ChatPlus)とは、チャットプラス株式会社が提供しているチャットボットサービスです。
チャットボットのシステムはウェブサイトなどに設定して使えます。ウェブサイトにアクセスするとチャット画面が立ち上がり、設定したAIが自動の案内を表示します。顧客がチャットボットに疑問点や問い合わせ内容を入力すれば、適切な返答をするなどの対応が可能です。

チャットプラスには約5,000個もの膨大な機能が搭載されています。とはいえ、操作性が複雑ということはなく、チャットプラスの画面構成はとてもシンプルに整えられています。
チャットプラスの導入後にカスタマイズをおこなえば、必要な機能のみを厳選して使うことができるでしょう。

Microsoft Teamsにはチャットプラスのアプリを追加設定することができます。
機能の追加というと設定が難しいように思えますが、チャットプラスの追加は比較的簡単におこなえます。
まずはMicrosoft Teamsにログインした状態でアプリ画面を開いてチャットプラスを検索しましょう。あとはアプリ追加の操作をすればすぐにチャットプラスの機能が使えるようになります。

Teamsにチャットプラスを設置するメリット9つ

現在多くの企業がメインシステムとして活用しているMicrosoft Teamsには、チャットプラスの機能を追加することができます。Microsoft Teamsの機能だけでも足りるように思えますが、チャットプラスを追加すれば業務の効率はより高まります。
ここからは、Microsoft Teamsにチャットプラスを追加することで得られるメリットについて見ていきましょう。

1.問い合わせ対応を自動化できる

ウェブサイトを介して顧客からの寄せられる質問や問い合わせのほとんどは難解なものではありません。また、似通った質問が寄せられるケースも多いため、初期対応を自動化してもそれほど不都合はないのです。
チャットプラスのボットを設置すれば、問い合わせに対して自動での対応をおこなえます。この段階で顧客の疑問を解消できれば、有人対応の件数を下げることができ、従業員の業務の負担が和らぐでしょう。
チャットプラスのボットは複数の顧客からの問い合わせに並行して対応できます。多くの顧客からの問い合わせがあった場合でも一度に対応できるため、顧客を待たせる心配がありません。

2.問い合わせに即座に対応できる

顧客からの問い合わせに24時間365日対応するのは難しいものです。しかし顧客側には、疑問点が生じたときにすぐに問い合わせをしたいという思いがあります。
チャットプラスを導入し24時間365日稼働させていれば初期対応を自動化でき、顧客は時間を選ばずいつでも不安点を解消可能です。チャットボットの設置によって顧客満足度が向上することは、企業の商品やサービスへの印象をアップさせることにもつながります。

3.電話対応の件数を減らせる

連絡や問い合わせというと従来は電話を使うのが一般的でした。現在でも、企業へのお問い合わせ窓口として電話番号を案内するケースは少なくありません。
しかし、電話対応にはときに長い時間がかかってしまうこともあるものです。複数の従業員が電話対応に追われると、進めるべき業務が滞ってしまうおそれがあります。
チャットプラスを導入することは、顧客が連絡や問い合わせをするときの選択肢を増やすことにつながります。チャットでの問い合わせは従来の電話による問い合わせに比べて手軽なため、電話の件数がグッと減ることが予測されます。
チャットという連絡方法を導入すれば従業員が電話対応に追われる時間が少なくなるため、業務の効率化が実現できます。

4.問い合わせの件数を増やせる

電話連絡にハードルの高さを感じ、企業への連絡や問い合わせを諦めてしまう顧客もいるものです。チャットを導入すれば連絡や問い合わせの敷居が低くなるため、結果的に問い合わせ件数が増加する可能性が高まります。
画面上に文字を打ち込むだけで連絡できるのがチャットツールの魅力です。メールであっても同じように文字での問い合わせができますが、チャットには短文でより手軽にメッセージを送れるという特徴があります。
「電話やメールをするほどではないものの気になることがある」という顧客も、短文で質問ができるチャットであれば気軽に問い合わせをおこなえます。

5.機能がシンプルで使いやすい

社内システムの中には、複雑な機能を搭載したものもあります。しかし、機能性の高さを優先して複雑なシステムを導入した場合、従業員がシステムを使いこなせない可能性も考えられます。
状況によっては従業員がシステムの利用を敬遠し、オフィス内にシステムがほとんど浸透しないままになってしまうかもしれません。
チャットプラスの魅力の1つはシンプルな操作性です。チャット画面には必要最低限の機能のみが搭載されているので、初めてシステムに触る人であっても直感的に操作できます。

6.チャットのやり取りをデータ化し、分析できる

チャットプラスには、チャットボットに対しておこなわれたアクションを分析する機能が付帯しています。
分析画面はチャット画面に表示されるレポートからいつでも確認することが可能です。レポートではチャットボットの起動数やクリック数などが数値やグラフの形で表示されるため、状況を即座に把握でき便利です。また、レポート画面ではチャットボットからの離脱率や達成率もチェックできます。
チャットプラスの分析画面はCSV形式でダウンロードすれば、オフィス内でより細かい分析をおこない、業務改善につなげていくことも可能となります。

7.問い合わせをチケットとして管理できる

社外からの問い合わせの中には、一度のチャットで解決できないような用件もあるものです。また、担当者が不在で的確な返答ができないケースもあるかもしれません。
こういったときにはチャットでのお問い合わせを一旦終了させ、後日あらためて連絡をする必要があります。このとき、チャットプラスのシステム上ではお問い合わせ内容をチケットと呼ばれる質問票に移して管理できます。
チャットプラスのチケットは例えるなら付箋のようなツールです。問い合わせ内容が記載されたチケットは担当者に送付したりスケジュール画面に表示したりと柔軟に活用できます。
チケットが作成されてから一定時間が経過するとチケットの色が変化します。このアラート機能によってチケットの対応状況を視覚的に把握できるため、顧客対応の漏れがなくなります。

8.1つのシステムで複数のページを管理できる

業務の効率をアップさせるためにいくつものシステムを導入するケースもあるものです。しかし、導入するシステムの数が多いと管理がしにくくなり、せっかくのシステムを有効活用できなくなってしまいます。
また、システムの導入時には、担当する従業員に使用方法をレクチャーすることが必要です。多くのシステムを並行して使用する場合には社内周知に時間や手間がかかってしまいます。結果的に従業員がシステムを使いこなせず、せっかく導入したシステムが無駄になってしまう可能性もあるので注意が必要です。
Microsoft Teamsにチャットプラスを追加するという方法であれば、1つのシステム上で複数のツールを使い回すことができます。さまざまなツールを並行して使用する必要がないため管理がしやすく、スマートに業務を進められるのです。

9.チャットの履歴を確認できる

チャットプラスを通して交わされた文章はすべてシステム上に履歴として残ります。履歴は随時CSVダウンロードなどの方法でエクスポートできます。
履歴のチェック機能があれば、顧客とのやり取りを責任者や管理者がチェックできるため、顧客対応のクオリティがアップしやすくなるでしょう。また、顧客からのクレームなどのトラブルが起きたときにも、履歴を確認すれば適切な対応が可能となります。

ご紹介したように、チャットプラスには業務効率をアップさせる多くの機能が備わっています。Microsoft Teamsをより便利に活用したいのであれば、ぜひチャットプラスを連携させてみましょう。

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