業務効率化ツールで無料のオススメはコレ!

スマートフォンが広く普及した現代において、身の回りのものは益々デジタル化を進めています。ツールやシステムの力を借りることで、これまでよりも利便性が向上したり、さまざまな場面で効率化が図れたりするためです。
ビジネスのシーンでも同様です。利便性が高い業務効率化ツールを導入することで、これまでよりも作業効率の大幅な改善が見込めるかもしれません。しかし、ツールやシステムを導入する際にネックとなるのが、初期費用や保守費用など、使い続けるためにかかるコストです。
今回は、業務効率化ツールのなかでも無料で使用できるものについて、詳しくご紹介します。おすすめの業務効率化ツールのなかから、ぜひ最適な一品をお選びください。

業務効率化ツールを導入する5つのメリット


業務効率化ツールにはさまざまな種類があり、多くの機能を備えているものもあれば、限られた能力に特化して作られているものもあります。
ツールやシステムに任せられる作業を業務効率化ツールに任せることで、作業量を大幅に削減できるでしょう。自社に最適な業務効率化ツールを導入して運用することで、以下のような5つの大きなメリットが得られます。

1.社内でのコミュニケーションを円滑にする

多くの業務効率化ツールに備わっているのが、チャットや社内用の掲示板など、コミュニケーションを円滑にする機能です。これまで、社内にいる従業員同士で連絡を取り合うとなると、直接会ったり、あるいは電話や電子メールを使用したりするのが一般的でした。
直接会って対面で話すには、それまで行っていた作業を一旦中断してわざわざ移動する必要があり効率が悪いです。昨今ではリモートワークやテレワークが進んでおり、直接会ってコミュニケーションを取るのは益々難しくなっています。
電話や電子メールを活用する点においても問題はあります。電話の場合、直接会うのと同様で一旦行っている作業を止めなければいけません。電子メールは作業を大きく止めることなくやり取りが行えますが、タイムラグが発生するのがネックです。議論を行うには不向きでしょう。
チャットツールやビデオ会議システムなど、こういった機能が備わっていれば、場所に縛られることなくスムーズでリアルタイムのコミュニケーションが行えます。

2.業務の自動化で効率アップを図る

現在、日本の多くの企業では、深刻な人材不足に悩んでいるとされています。少ない人材で生産性を上げていくためには、無駄な要素を削っていくことが大切です。業務効率化ツールを活用してシンプルな業務を自動化させることで、割ける労働力の効率化が図れるでしょう。
自動化ツールには、さまざまな種類があります。代表的なものとしてRPAやSFAが挙げられるでしょう。
RPAとは、先述のようにシンプルな業務を自動化させるためのツールです。必要なデータを収集し、エクセルなどにまとめてフォーマットを整えるといった一連の業務を自動で行ってくれます。

SFAとは、営業担当を手助けするためのツールです。顧客情報をまとめて管理して過去のやり取りや現在進行しているタスクをわかりやすく表示することで、営業担当をサポートします。

3.プロジェクトやタスクを効率よく管理

ツールやシステムで業務を自動化させることのほかに、社員のサポートに特化した機能も存在します。
プロジェクトやタスクを管理しようとすると、手帳やエクセルなどを使用するかもしれません。しかし、手帳やエクセルでは、多くの社員が関わっている場合、情報の共有が非常に難しくなります。また、人員が少ない場合でも、情報の更新は手動になりますので、手間となってしまいます。
業務効率化ツールなら、プロジェクトやタスクの管理をまとめて自動化させられます。関わっているすべての社員に対して進捗状況をリアルタイムで共有することで、業務の漏れを防いでくれるでしょう。

4.名刺を細かく管理

多くの営業業務を行っていれば、大量の名刺を受け取ることになるでしょう。営業担当の社員がそれぞれで名刺を管理していると、企業全体での把握が難しく、大事なシーンでチャンスを逃してしまうかもしれません。
かといってエクセルなどで細かく管理していても、大量の名刺を手動で管理するのは大変な作業です。業務効率化ツールにこの作業を委ねて、営業担当が肝心となる営業業務に集中できるようにしましょう。
業務効率化ツールなら、写真に撮るだけで名刺の情報を分析し、細かく管理しておくことが可能です。受け取った日付や担当者が速やかに共有されるため、必要なタイミングで速やかに対応できるようになります。

5.電子契約システムで承認作業を大幅改善

企業において、時間を多く取ってしまうために無駄となりがちなのが、承認に関する作業です。これまで、企業では重要な承認を行うために、紙媒体で書類を作成して、印鑑で押印するのが一般的でした。
しかし、わざわざ書類を用意して押印するのは、なかなか手間になる作業です。1件だけならまだしも、多くの承認作業があれば、ほかの肝心な業務に手を付けられなくなってしまいます。
ましてや現代ではリモートワークやテレワークが広がっているなかで、わざわざ書類に押印するためだけに出社するのは非常に手間だと感じられます。

そこでおすすめなのが、業務効率化ツールの1種、電子契約システムです。法的な効力をしっかりと発揮してくれる電子契約書を作成し、パソコンやタブレット、スマートフォンなどで簡単に確認や承認を行えるようにしくれます。
データ上でやり取りを管理するため、場所に捉われずスムーズで効率よく承認業務が行えるでしょう。必要なタイミングで速やかに書類を確認できるのもポイントです。

無料で試して使えるチャットボット

数ある業務効率化ツールのなかで、業務効率の改善やスムーズな問題解決のためにコミュニケーションに特化したのがチャットボットです。チャットを機械的に自動化(ボット)させ、自動で会話が行えるプログラムを指します。
これまで、チャットを自動化させるような試みはいくつもありました。しかし、特定の単語に反応してただ機械的に返事を返すだけの機能であったために、上手く活用されてこなかった過去があります。
現在では、人工知能を組み込むことで、人間とシステムの間でこれまでよりもスムーズなコミュニケーションが取れるようになっています。相手が必要な情報を会話形式で汲み取ることで、問い合わせ業務を大きく改善できるでしょう。
チャットプラスは、多くの導入実績を誇るチャットボットシステムです。およそ5,000に及ぶ機能が備わっていながら、かかる費用はお手頃となっています。
売上の大幅向上や人件費にかかるコストを大きく削減できます。
10日間の無料トライアルが可能ですので、ぜひお試しください。
https://chatplus.jp/

業務効率化ツールの種類


企業によって規模や行っている業務は異なるため、効率化させるにしてもさまざまな機能が必要となります。業務効率化ツールの種類を確認して、企業に最適なツールやシステムの選定にお役立てください。
また、これらはそれぞれが独立しているわけではなく、複数の機能を兼ね備えている業務効率化ツールも存在します。今回はなかでも代表的なものをいくつかご紹介します。

1.コミュニケーションツール

コミュニケーションを円滑に行うためのツールです。チャットやビデオ会議をスムーズに行うためのツールが該当します。

2.ファイル共有ツール

大切な情報をデジタル化して、保存および共有ができる業務効率化ツールです。データの保存や共有はクラウド上で行われます。インターネットにつながる環境さえあれば、場所を問わずに利用できるのが大きなポイントです。
アクセス権限を設定しておくことで、利用できる人を制限することもできます。

3.RPAツール

シンプルな作業を自動化させ、ツールやシステムで処理してくれるのがRPAツールです。これまで手動で行っていた作業を自動化させることで、ほかの業務に労働力を充てられるようになります。
また、ツールやシステムが行うことで、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

4.タスク管理ツール

現在のタスクの状況をリアルタイムで共有するためのツールです。社員たちが行っているタスクをリアルタイムで可視化することで、残業時間の削減や会議にかかる交通費の削減などが行えます。

5.ワークフロー可視化ツール

承認業務をデジタル化させるためのツールです。紙媒体の書類を必要としないことで、場所に捉われることなく、スムーズに承認作業が行えます。

会社で業務効率化できるツールのおすすめは?

業務効率化ツールにはさまざまな種類があり、多くのメーカーが提供を行っています。種類によって備わっている機能が異なりますので、企業が必要としている業務効率化ツールを選定しましょう。
業務効率化ツールを選ぶ際は、どういった課題を改善したいのか目的を明確に定めることが大切です。そのうえで、企業の規模を踏まえて最適な業務効率化ツールを選びましょう。企業にとってオーバースペックな業務効率化ツールを導入してしまうと、機能を持て余してしまい、余計に無駄なコストがかかってしまいます。
問い合わせのやり取りを効率化させたいのであれば、チャットプラスがおすすめです。相手からのテキスト入力による問い合わせでも、人工知能が自動で応答してくれます。
チャットプラスでのやり取りは、自動でエクセルにて管理できます。ツールやシステムの扱いが不慣れな方でも、スムーズに使いこなせるでしょう。
さらにチャットプラスは、やり取りのなかで情報を収集して分析することでさまざまな場面で改善することが可能です。たとえば、チャットプラスが起動した回数やツールやシステムに対してクリックした回数、離脱率などを分析することで、コンバージョンの改善に役立てられるでしょう。

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