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大学でチャットボットを導入するメリット

大学にチャットボットを導入するときは、導入から運用にかかる費用のほか、チャットボットの機能性を確認し、用途に合ったものを選びましょう。また、運用サポートの充実度が高く、導入実績が多いものを選ぶのも重要です。

チャットボットの導入で大学側が得られる大きなメリットは、よくある問い合わせを自動回答化することで、窓口や電話、メールでの問い合わせ数を減少し、業務負担を軽減できることです。

また、学生や受験生側にも、24時間365日好きな時間に気軽に問い合わせできたり、窓口に直接足を運んだり、ポータルサイトで情報を探し回ったりしなくても簡単に問題を解決できるといったメリットがあります。

本記事では、大学に導入するチャットボットの選び方やメリットのほか、実際の導入事例やおすすめのチャットボットを紹介します。

大学のチャットボットの選び方

大学のチャットボットの選び方
大学に導入するチャットボットを選ぶ際は、次の4つのポイントを押さえておきましょう。

1. 費用面

チャットボット導入から運用までにかかる費用の内訳には、初期契約費用と運用費用のほか、各オプションやカスタマイズ費用などがあります。FAQ(よくある質問や回答をまとめたもの)やシナリオ作成(事前に設定する会話の流れ)を外部に依頼する際は、その費用も念頭に入れておきましょう。

チャットボットにはさまざまな種類があるほか、搭載されている機能によって価格が大きく変わってきます。たとえば、ルールベース型(シナリオ型)とAI搭載型では、機械学習によって使う度に精度が上がっていくAI搭載型のほうが、初期契約費用や運用費用が高額になります。

初期契約費用の相場は5万〜10万円程度です。シンプルな機能のルールベース型であれば、無料で導入できるものもあります。一方、高性能のAI搭載型チャットボットでは、20万円以上かかる場合も多く、場合によっては100万円を超えるケースもあります。運用費用の相場は、ルールベース型で月額5万〜30万円程度、AI搭載型で月額30万〜100万円程度です。

2. 機能性

チャットボットツールは、搭載されている機能や種類によって、それぞれ得意な領域が異なります。数多くあるツールの中から用途や希望に合ったものを見つけるためには、基本性能やオプションなど、機能性をチェックしましょう。

たとえば、FAQシステムと友人チャットをあわせて利用できる高機能AI搭載型や、LINEをはじめとしたSNSやほかのグループウェアとの外部連携に優れたタイプのチャットボットを導入すれば、生徒や職員からの問い合わせを効率化できます。留学生など外国人向けの問い合わせや情報提供にも対応したい場合は、多言語対応のチャットボットを導入するとよいでしょう。

当然のことですが、多機能、高性能なチャットボットほど初期契約費用や運用費用がかかります。

3. 運用サポートの有無

チャットボットを導入する際には、事前に運用サポートの有無や充実度を確認しておきましょう。簡単に導入できると宣伝しているチャットボットでも、実際に導入してみると設定方法がよく分からない、難しい用語や単語が多くて理解できないなど、思うように導入・運用できない場合があります。ツールを提供している会社からサポートを受けられれば、導入時の疑問をスムーズに解決できるだけでなく、運用時にトラブルが起きたときも安心です。

4. 実績

初めてチャットボットを導入する場合は、導入実績が豊富なものを選ぶのも大きなポイントです。サービス提供会社のポームページから、どんな企業が導入しているか、これまでの導入実績はどれくらいあるのかをチェックしましょう。

導入実績が豊富なチャットボットツールは、そのぶんノウハウも蓄積されています。導入から運用まで、ノウハウを生かしたサポートを受けられるでしょう。また、導入事例が有名な企業の場合、信頼度も高く安心して導入・運用できます。

大学でチャットボットを導入するメリット

大学でチャットボットを導入するメリット
大学でチャットボットを導入するメリットは次の3つです。

1. 問い合わせ数が減少、対応工数削減

チャットボットを導入すれば、大学に関わる在学生や保護者からの問い合わせに効率的に対応できます。学生窓口や総合案内、問い合わせメールには、毎日多くの質問が寄せられています。履修登録やゼミ、学内のシステムについてなど、担当者は一日に何度も同じ質問に応えなければならない場合もあるでしょう。

これまで窓口や電話、メールで寄せられていたよくある質問を、チャットボットが自動対応できるように設定することで、問い合わせに関する対応工数削減につながります。担当者が実際に対応する問い合わせ数が減れば、その分他の業務に時間を充てることが可能です。

2. チャットボットが受験生や在学生、職員の負担を軽減

チャットボットは、問い合わせ対応だけでなく、在学生との連絡ツールのほか、受験生、保護者への情報提供ツールとしても役立ちます。

たとえば、本来なら学生課や校内掲示板に足を運ばなければ得られない連絡事項を、チャットボットに情報を一元化することで、在学生が手間をかけずに把握できます。

受験生に対して好印象

チャットボットは、入試に関する問い合わせ対応や情報提供を自動化できます。大学のホームページにチャットボットを設置すれば、受験会場や受験日、入学費用など入試に関するよくある問い合わせへの自動対応や大学のキャンパスの紹介、資料のダウンロードを自動的に発信することも可能です。受験生や保護者が電話やメールで問い合わせたり、大学に足を運んだりしなくても、受験に必要な情報がスムーズに取得できます。

また、チャットボットで事前に設定されているFAQであれば、正確な回答を即時に提供することが可能。電話やメールでの問い合わせで時折起こってしまう対応の不備がないため、受験生や保護者に安心感を与えます。

自分が知りたい情報を迅速かつ正確に、手間をかけずに得られることで、大学に対する受験生の印象も良くなります。志望校に迷っている受験生なら、入試動機の一つになることもあるでしょう。
 

3. チャットボットで24時間対応が実現

チャットボットは、24時間365日稼働できるため、職員では対応時間外の問い合わせにも迅速に対応できます。そのため、アルバイトや就職活動で日中時間がない学生でも、チャットボットを利用することで、時間を気にせずに問題を解決することが可能です。

手間がかからなくなるAIチャットボット

手間がかからなくなるAIチャットボット
チャットボットにはルールベース型と人工知能(AI)搭載型のチャットボットがあります。新しいルールやシナリオを追加しながら運用していくルールベース型に比べ、AI搭載型のチャットボットは自ら学習し、精度を高めていくのが特長です。

回答精度を高めるにはある程度の時間を要しますが、運用しながら細かい設定を追加したり、新しいシナリオを用意したりする必要はありません。回答精度を上げるためのメンテンスやチューニングは必要ですが、導入時に教育データを学習させておけば、後はルールベース型よりも手間をかけずに運用できます。

AI搭載型チャットボットはユーザーとのやりとりを通して学習していくため、長く運用するほど回答精度も上がっていきます。ルールベース型では対応が難しい複雑な質問を認識できるようになるため、より多くの問い合わせ業務を自動化することが可能です。また、チャットボットでは対応しきれない問い合わせはオペレーターによる有人対応に引き継ぐなど、臨機応変な使い方もできます。

初期契約費用や運用費用はほかのチャットボットよりも高額になりますが、業務コストを減らし、人的リソースを抑えられるため、長期的な運用コストを軽減できるでしょう。

LINEを活用したチャットボットを設置

LINEを活用したチャットボットを設置

LINEが2016年に発表した、BOT API(現在はMessaging API)によって、LINEを活用したチャットボットの運用が可能になりました。LINEは今や日本人の9割以上が登録しているメッセージアプリです。日常的に利用している学生も多く、大学で運用するチャットボットとして相性が良いツールです。

LINE連携型のチャットボットは、学生に大学アカウントを友だち登録してもらい、トーク画面を開くと起動します。プッシュ通知を利用すればメッセージをロック画面やステータスバーに表示できるため、既読率を上げることも可能です。

学生が気軽に問い合わせできる

LINE連携型チャットボットのメリットは、学生窓口に足を運ぶまでもないような些細な問い合わせも気軽にできるようになることです。従来、学生同士で済ませてしまうような疑問も、LINEを利用すればいつでもチャットボットに回答してもらえます。

また、即座に解決したい問題に関しても、LINEなら手間をかけずに問い合わせることが可能です。学内ポータルサイトで、自分の知りたい情報をわざわざ探す必要もなくなります。

OBやOGとのつながりが持てる

LINE連携型チャットボットの活用は、大学側がOGやOBとのつながりを継続しやすくなり、在学生の就職相談に役立てることができる点もメリットです。学生や大学のLINEアカウントを友達登録する際、学年と学部を入力してもらえば、卒業後も連絡を取りやすくなります。

たとえば、就活相談課にある企業への就職活動に関して相談があった場合、その企業に就職しているOB・OGにLINEアカウントを通して連絡をとり、在学生とOBをつなげることも可能です。

大学にチャットボットを導入した事例

大学にチャットボットを導入した事例

明治大学の運営をサポートする会社では、大学内のレストランやカフェの運営、教科書や明大グッズの販売、お部屋探しなど、学生のサポートを行っています。これまで、各部署への電話の問い合わせが多くきており、通常の業務を圧迫している状況だったそうです。問い合わせの内容はどれも同じようなものや、ホームページで確認できる情報ばかりで、そういった対応に年間160時間もの時間を費やしていることがわかり、「チャットプラス」のチャットボットの導入を決めたと言います。

これまで多かった質問の内容に対応できるチャットボットを設置したところ、電話での問い合わせ本数が減り、本来の業務に取り組めるようになったそう。導入したのはほかにも、電話の問い合わせを減らすだけでなく、チャットボットを回遊することで、どんなサービスを提供しているのか知ってもらう目的もあるそうです。

今後はチャットプラスの機能を使って、チャットボット内で教習所の申し込みもできるようにしたいと考えているそうで、学生側にとってもメリットのある導入事例といえるでしょう。

大学の問い合わせ業務自動化なら機能数が多い「チャットプラス」がおすすめ

大学の問い合わせ業務自動化なら機能数が多い「チャットプラス」がおすすめ

チャットプラスのチャットボットは導入実績で業界No.1、導入コスト最安値を誇り、大学や専門学校など、教育機関にも多数ご利用いただいています。備わっている機能は約5,000個で、売上の向上やコスト削減に役立ちます。これまでチャットボットを1万社以上開発してきたノウハウも持っており、初めて導入する場合も簡単に設定や運営が行えます。

また、サポート体制も充実しているため、対面訪問はもちろん、セミナーやWeb会議、電話などでサポートを実施しています。チャットボットの導入を考えている教育機関の方は、ぜひ「チャットプラス」のチャットボットをお試しください。

チャットボットの導入を検討しよう

チャットボットの導入を検討しよう

大学にチャットボットを導入する際は、費用面や機能性のほか、運用サポートの充実度や導入実績も忘れずにチェックするようにしましょう。チャットボットには大きく分けてルールベース型とAI搭載型の2つがありますが、より精度の高い問い合わせ対応を求めるなら、AI搭載型チャットボットを選ぶことをおすすめします。

チャットプラス」のチャットボットは、10日間の無料トライアルを実施しています。導入コストをかけずに高機能なチャットボットをお探しの方はぜひ「チャットプラス」までお気軽にお問い合わせください。

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