職場改善アイデアの進め方で知っておきたい成功ポイント

職場改善アイデアを成功させるポイント

職場改善アイデアを成功させるためには、いくつかのポイントを押さえておかなければなりません。
最短距離で職場改善を行うために必要な5つのポイントをご紹介します。

1. 効率化を行いたい項目を明確にする

職場改善のために業務を効率化しようと思うなら、改善したい項目をピックアップすることが重要です。
実は業務を効率化させることには膨大な時間と労力がかかるため、すべての項目を効率化させることはできません。
業務の効率化だけに固執して物事を進めようとすると、逆に非効率的になってしまうこともあります。
職場改善の目標が社員全員に共有されなければ、効率化のためのマニュアルに従うことが目的になってしまい、効果が表れなくなることもあるでしょう。
効率化を検討する際には、新しいマニュアルを作る、配置換えをして業務スピードを上げるといった項目に絞って行うようにしましょう。

2. 普段の業務における「ムダ」を洗い出す

職場改善の進め方では、ムダを洗い出すことも重要となります。
どの職場にもムダはあるものです。このムダが増えてくると、職場改善が必要となってきます。まずは、誰が、どの時間帯に、何の業務を行っているのかを書き出してみましょう。
社員一人ひとりの稼働時間や業務内容が分かると、仕事を一人の社員にまとめる方法が分かったり、複数の業務を一つにまとめられることが分かったりします。浮き彫りになったムダをなくすことで効果的な職場改善が可能となります。

3. まとめられそうな業務をつける

社内で行われている業務には、まとめられるものが存在します。わざわざ分けて行う必要がないのであれば、業務をまとめることで効率化が可能です。
複数の担当者が行っていた業務があればその業務をまとめることによって、手が空く人が出てきます。そうすれば、さらに多くの業務を行えるようになるのです。
加えて、業務をまとめることにより、複数の担当者間での情報共有の不足といった事態を防ぐこともできます。

4. 業務への極端なこだわりは効率化を妨げる

職場改善という観点からすると、業務への極端なこだわりは避ける必要があります。もちろん、完成度の高い業務を行うことは重要で、会社の信頼を確立するのに役立つでしょう。
しかし、あまりにも完璧な仕事をするように社員に要求すると、効率化が進まなくなります。たとえば、Excelを使った表を作る際、セルの高さや幅を厳格に決めてしまえば、見栄えは良くなるかもしれませんが、業務に時間が取られるでしょう。
見栄えをよくすることは重要ですが、重要なのはクライアントの要望や目的を達成できているかということです。こだわりがよいものであるとしても、極端にならないよう注意が必要です。

5. 起こったミスはフィードバックとして活用する

職場改善で非常に重要なポイントとして、ミスをフィードバックすることが挙げられます。職場改善の成功は、ミスのフィードバックにかかっているといっても過言ではありません。
業務を効率化した場合、ミスの発生を避けることはできないでしょう。問題は、そのミスが繰り返されないようにどのように対処するかという点です。ミスが発生したなら、必ずそのミスについて上司に報告し指示を仰ぎましょう。
そして、ミスが起こった原因と対応策、再発防止策を考えます。たとえば、クライアントへの連絡が遅れたというミスが発生したなら、スケジュール管理やリマインドが必要かもしれませんし、クライアントへのお詫びをどのように行うかルール作りが必要となるでしょう。
ミスをフィードバックすることでより完成度の高い職場改善が行えるのです。

職場改善で有効なアイデア6つ

職場改善には、非常に有効なアイデアがいくつもあります。すべてを実行するのは難しいかもしれませんが、いくつかを選んで試してみるのもよいでしょう。
では職場改善で有効な6つのアイデアと具体的な進め方をご紹介します。

1. 業務をなくす

業務を効率化し職場改善を行うのにもっとも手っ取り早いのが、業務をなくすことです。業務をなくせば、その分の人員や時間を別の業務にあてることができます。
たとえば、週に2回行っていた会議を1回に減らせないか検討できるかもしれません。会議室に集まって行っていたミーティングをなくし、リモートに切り替えるのも有効です。会議をなくすと、移動時間や費用を節約でき効率化の効果を実感できるでしょう。

2. 業務を自動化する

業務を自動化することで、これまでの業務を大幅に効率化できる可能性があります。
たとえば、Excelのマクロを使ったり、構築したプログラムを使ったりすれば、これまで人員を割いてきた業務を大幅に減らせるかもしれません。マクロやプログラムのメリットは、使用する際に専門的な知識が必要ない点です。
もちろん、マクロやプログラムを組むためには専門的な知識が必要ですが、一度構築されたプログラムは誰でも利用しやすいでしょう。

3. 業務をまとめる・分ける

業務をまとめたり分けたりすることで、業務の効率化が図れる場合もあります。業務をまとめることと分けることは、一見すると真逆に見えますが、状況によってはどちらも効果的です。
もし複数の担当者がいる業務をまとめて一人の担当者だけが業務を行うようになれば、他の担当者は別の業務を担当できるでしょう。
一方、一人の担当者が行っていた業務を分業化して複数の担当者を割り当てると、それぞれの担当者が細分化された業務のスペシャリストになるので効率が上がることがあります。
それぞれの業務のスペシャリストになると、後進を育てることも容易になり、さらに多くの業務を任せられるようになるかもしれません。

4. 業務にかかる時間を短縮する

職場改善の別のアイデアは、業務にかかる時間を各社員が短縮するよう心がけることです。各社員が実行できるアイデアなので、一つひとつの行動は小さいとしても大きな成果を得られる可能性があります。
たとえば、メールやチャットをチェックする時間を短縮すること、パソコンのショートカットキーを使うことなどが挙げられるでしょう。
メールやチャットを頻繁にチェックしても、自分が返信すべきものがないことがあります。これでは非効率的なので、チェックの頻度を下げれば、別の業務に集中できるでしょう。
パソコンのショートカットキーを使うのも、簡単に実践できる業務の効率化です。

5. アウトソーシングする

企業によっては業務をアウトソーシングすることで効率化を図れる場合があります。企業によってニーズが異なりますが、専門性の高い業務を社員に行わせ、専門性の低い業務を外注すれば、社員がより重要な業務に集中できるようになります。
一方、専門性の高い業務だけをアウトソーシングすると、優秀な人材が完成度の高い仕事をしてくれるでしょう。たとえば、給与計算や採用業務などを外部委託することで、多くの人件費を節約したり、社員に別の業務を任せられたりするかもしれません。

6. 文書を電子化する

多くの企業が取り組んでいる職場改善策が文書の電子化です。会議資料やマニュアル、請求書、領収書などを電子化すれば、印刷する手間が省けるでしょう。さらに、資料を紙で保存しておくことで必要となるスペースも別の目的で使用できます。
文書を電子化する最大の利点は、検索が簡単にできる点です。文書を電子化する際に名前の付け方や保存方法を決めておけば、目的のファイルをすぐに検索できます。紙の資料を保管しているファイルから必要な書類を探すのは大変ですが、電子化しておけば素早く見つけられ、効率的です。

業務効率化に役立つ4つのツール

業務効率化のためにはムダを省いたり業務をまとめたりする以外にも、ツールを使う方法があります。複数の方法を組み合わせることでより高い効果を実感できるでしょう。
職場改善に役立つ4つのツールをご紹介します。

1. メモ機能

多くのパソコンにはメモ機能が備わっています。メモ機能を利用すれば、必要な書類や画像、動画をすぐに参照できるだけでなく、ToDoリストとしても利用できます。業務の効率化に非常に効果的な機能です。

2. タスク管理アプリ

業務を効率化すると、一人ひとりの社員が行うべきタスクが増えることがあります。タスクが増えれば、その内のいくつかを忘れてしまうリスクが出てくるでしょう。
タスク管理アプリを導入して、常にリマインドされるように設定すれば、ミスの発生をある程度防ぐことができるでしょう。

3. チャットツール

社員同士の意思疎通に効果的なのがチャットツールです。メールよりも素早くコミュニケーションが取れるので、仕事を効率よく進めることができます。
ツールによってはタスク管理も同時にできるようになっているので、一石二鳥です。

4. ビデオ会議システム

多くの企業はビデオ会議システムを導入して、業務の効率化を図っています。
ビデオ会議システムを使えば、遠方にいる取引先や社員とも簡単に会議を行えます。移動時間や費用がかからず、自宅や自分のデスクから会議に参加できるので非常に便利です。
こうしたツールを十分に活用して、職場改善を成し遂げましょう。

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